Exportaciones

Una exportación convierte cualquier parte de tu catálogo en una hoja de cálculo que puedes descargar y abrir en Excel o Google Sheets.

Una exportación convierte una parte de tu catálogo en un archivo de hoja de cálculo. Tú eliges qué va adentro, el PIM arma el archivo y tú lo descargas. Después lo abres en Excel, en Google Sheets, en Numbers o en cualquier cosa que lea hojas de cálculo.

Casi siempre se exporta por una de tres razones: para revisar tus datos fuera del PIM, para mandarle una lista a alguien que no tiene cuenta, o para hacer muchos cambios en una hoja de cálculo y devolver el archivo por importaciones.

Todo esto está en Importar/Exportar, dentro de la pestaña Exportaciones. El botón Crear exportación, arriba de la tabla, abre un diálogo sobre la página que te lleva por cuatro pasos. La tabla de abajo lista todas las exportaciones que ha hecho tu equipo, con su estado.

Hay una segunda cosa que también se llama exportación: en lugar de una hoja de cálculo que hable de tus imágenes y documentos, puedes descargar los archivos mismos en un ZIP. Eso funciona distinto y tiene su propia sección más abajo.

Antes de empezar

Hay tres cosas que importan antes de tu primera exportación. Todo lo demás de esta página puede esperar hasta que lo necesites.

Qué te permite hacer tu rol

Sea cual sea tu rol, puedes crear una exportación, cancelarla, renombrarla, guardar una plantilla y descargar un archivo. Nada de esta página queda por encima de tu nivel.

Hay algo que saber si tienes rol Editor. Puedes exportar pero no importar, así que ves el botón Crear exportación y no ves un botón Crear importación al lado. Los roles se asignan en equipo, roles y permisos.

Tu archivo se elimina a los 14 días

Esto importa más de lo que parece. Una exportación no es un respaldo ni es almacenamiento. Trátala como algo que armas, descargas y guardas tú en otro lado.

Solo corre una exportación a la vez

Toda tu organización comparte un solo carril. Si alguien empieza una exportación mientras la tuya corre, la suya espera turno y arranca cuando la tuya termina. Las descargas de archivos de recursos esperan en la misma fila.

Cómo exportar

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   Abre el diálogo de exportación

   Desde Importar/Exportar, entra a la pestaña Exportaciones y pulsa Crear exportación arriba de la tabla. El diálogo te pregunta cómo quieres empezar. Pulsa Continuar bajo Empezar desde cero, o elige una de las plantillas guardadas de tu equipo.

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   Elige qué exportar

   La primera pantalla dentro del diálogo se llama Entidades. Muestra ocho tarjetas, una por cada tipo de registro. Pulsa Productos, o pulsa la combinación de tarjetas que quieras en una misma exportación.

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   Elige tus columnas

   En Configurar, todas las columnas ya vienen marcadas, así que aquí lo tuyo es desmarcar las que no necesitas. Si solo quieres una parte de tu catálogo, pulsa Agregar filtros.

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   Elige el formato del archivo

   En Opciones, elige CSV o XLSX. Los demás ajustes de esa pantalla los puedes dejar como están la primera vez.

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   Ponle nombre y exporta

   En Revisar, lee el resumen, ponle un nombre al archivo si quieres, y pulsa Exportar.

Ese es todo el flujo. Tu exportación aparece de inmediato al principio de la tabla, va pasando por varios estados mientras se arma, y muestra un botón Descargar cuando está lista. Además recibes un correo cuando termina.

Todo lo que sigue explica esas cuatro pantallas una por una. No necesitas nada de eso para una exportación sencilla.

Cada opción en detalle

El diálogo tiene cuatro pantallas propias: Entidades, Configurar, Opciones y Revisar. Las secciones de abajo las siguen en ese orden. Dos de las pantallas hacen suficiente trabajo como para partirlas en dos, así que un par de números de paso aparecen repetidos.

Siempre puedes pulsar Volver, o pulsar un marcador de paso anterior en la parte de arriba del diálogo, para cambiar algo. Lo que no puedes es adelantarte a una pantalla que todavía no llenaste.

Paso 1: Elige qué exportar

Entidades muestra ocho tarjetas. Cada tarjeta es un tipo de registro de tu catálogo, y cada una se convierte en su propio conjunto de datos. Elige una tarjeta o elige varias.

Elegir varias tarjetas no las mezcla. Recibes un archivo por tarjeta, todos dentro de un mismo ZIP.

El botón Siguiente se queda en gris hasta que elijas al menos una tarjeta.

Paso 2: Elige tus columnas

Configurar es donde decides qué columnas terminan en tu archivo. Todas las columnas vienen marcadas cuando llegas, así que aquí el trabajo es quitar, no agregar.

Si elegiste más de una tarjeta en la pantalla anterior, esta trabaja con una tarjeta a la vez. Usa la lista desplegable que está junto al título del diálogo para cambiar entre ellas.

Esto es lo que tienes enfrente:

El botón Siguiente se queda en gris hasta que cada tarjeta que elegiste conserve al menos una columna marcada.

Las columnas del sistema, como los ID de registro y las fechas, no están en esta lista. Vienen apagadas, y las enciendes en el paso 3, dentro de Avanzado.

Paso 2: Filtra tus filas

Sin filtros recibes la tabla completa. Los filtros son la forma de exportar solo una parte, como únicamente tus productos activos o únicamente las marcas que no tienen productos.

Pulsa Agregar filtros en esa misma pantalla Configurar. Se abre un panel llamado Filtros de exportación, y cada tarjeta que elegiste mantiene sus propios filtros, aparte.

Las condiciones que te ofrece dependen del tipo de columna que elegiste:

Una fila de filtro que llenaste a medias se descarta al pulsar Aplicar, y nada te avisa de eso. Si tus resultados se ven raros, vuelve a abrir Filtros de exportación y revisa que cada fila siga teniendo sus tres partes.

Las listas desplegables que muestran tus propios registros, como marcas o categorías, ofrecen hasta 500 opciones. Creado por y Actualizado por ofrecen hasta 1.000. Si una tarjeta no tiene nada por lo que filtrar, el panel te lo dice en lugar de mostrarte listas vacías.

Paso 3: Elige el formato del archivo

Opciones es donde decides qué tipo de archivo sale.

Cuál formato elegir. Elige XLSX si vas a abrir el archivo y trabajar dentro de él, porque las fechas salen como celdas de fecha de verdad que puedes ordenar y filtrar. Elige CSV si el archivo es muy grande, o si se lo vas a dar a otro sistema. Un XLSX aguanta 1.000.000 de filas, y un CSV no tiene límite de filas.

El delimitador es el carácter que separa tus valores en un CSV. Tus cuatro opciones son Coma (,), Punto y coma (;), Tabulación y Barra vertical (|). La coma es la opción normal. Elige el punto y coma si tú o tus colegas usan una versión de Excel en español, que suele esperar ese. Este ajuste no hace nada en un XLSX.

Los dos formatos de fecha incluyen la hora, aunque las etiquetas solo muestren la fecha. SQL (AAAA-MM-DD) te da 2026-05-02 14:30:45, e ISO 8601 (AAAA-MM-DDTHH:mm:ssZ) te da 2026-05-02T14:30:45+00:00. El ajuste solo toca las columnas Fecha de creación y Última actualización.

La compresión solo la eliges tú cuando exportas una sola tarjeta. Marca una segunda y el ajuste se fija en ZIP y se pone gris, porque ahora hay más de un archivo que entregarte. Vuelve a una sola tarjeta y tu elección anterior regresa. Nada se comprime solo por ser grande.

Paso 3: Configura las opciones avanzadas

Avanzado está al final de esa misma pantalla Opciones, con una pestaña por cada tarjeta que elegiste. Casi ninguna exportación necesita algo de aquí, y una tarjeta sin nada que configurar te lo dice.

Enciende Incluir campos del sistema si piensas volver a importar el archivo. Los ID que agrega son lo que permite que una importación encuentre tus registros actuales en lugar de crear otros nuevos. Es todo o nada por tarjeta, así que no puedes agregar solo una de esas columnas.

Aunque se llame Creado por (UUID), esa columna te da un nombre legible y no un ID. Si el cambio no lo hizo una persona, recibes el motivo: importación, fuente de datos, integración o sistema.

Enciende Incluir sobreescrituras de moneda si vendes en más de una moneda. Cada columna de precio que dejaste gana una columna compañera al lado, con algo como EUR=27.50|GBP=24.00. Son cinco: Sobreescrituras de precio, Sobreescrituras de costo, Sobreescrituras de precio comparativo, Sobreescrituras de MAP y Sobreescrituras de MSRP. Solo recibes las compañeras cuya columna de precio conservaste.

Los separadores de arreglo son para las celdas que guardan una lista. Un producto con tres etiquetas tiene que meterlas todas en una celda, así que salen como Verano|Oferta|Nuevo. Si tus datos ya traen barras verticales, cambia el separador aquí por algo que tus datos no usen. Recibes una casilla por cada lista que la tarjeta puede producir, cada una acepta hasta 3 caracteres, y vaciar una casilla devuelve el valor por defecto.

Hay dos detalles fáciles de pisar. La barra vertical de una celda de sobreescritura de moneda siempre es una barra vertical, pongas lo que pongas aquí. Y tu archivo no registra qué separadores elegiste, así que anótalos si piensas volver a importarlo.

Paso 4: Revisa y ponle nombre a tu archivo

Revisar te muestra un panel llamado Resumen de exportación antes de que corra nada.

Para ponerle nombre tú, marca Nombre de archivo personalizado (opcional) y escribe un nombre de hasta 50 caracteres. No escribes la extensión, porque el PIM la agrega por ti.

Tu nombre pasa por una limpieza antes de usarse, y eso sorprende a mucha gente. Las letras, los números, los guiones, los guiones bajos y los puntos pasan tal como los escribiste. Todo lo demás, incluidos los espacios, se convierte en un guion bajo. Los guiones bajos repetidos se juntan en uno, y los del principio y del final se recortan. Así que My Export (2026) está permitido, y lo que recibes es My_Export_2026.

El único lugar donde se te muestra ese cambio es la línea Se guardará como debajo de la casilla, así que léela antes de pulsar Exportar. Si es un ZIP, esa línea además te lista qué hay adentro.

Si te saltas el nombre, el PIM arma uno con lo que exportaste y cuándo.

Esa primera palabra siempre está en inglés, uses la app en el idioma que la uses.

Cerrar el diálogo antes de terminar pierde todo lo que configuraste. Primero te pide confirmar, con Descartar y Seguir editando, y hacer clic fuera del diálogo o pulsar Escape hace lo mismo. No queda ningún borrador al que volver.

Guarda una configuración como plantilla

Si armas la misma exportación todos los meses, guárdala una vez y cárgala la próxima. Marca Guardar como plantilla (opcional) en Revisar y ponle un nombre de hasta 50 caracteres. A partir de ahí cualquier persona de tu organización puede cargarla.

Cargar una plantilla llena toda el diálogo y te salta directo a Revisar, para que la revises y pulses Exportar. El PIM no trae ninguna, así que tu lista está vacía hasta que alguien de tu equipo guarde la primera.

Como los nombres de las columnas se leen de nuevo, una plantilla que guardas hoy te sigue dando los nombres actuales después de que alguien renombre un campo o de que cambies el idioma de la app.

No puedes editar una plantilla. Para cambiar una, elimínala con la × que está junto a su nombre y guarda una nueva. Se te pide confirmar antes de eliminarla, y eliminarla no toca las exportaciones que ya corriste con ella.

Hay dos cosas que te impiden guardar una plantilla. Un nombre que alguien ya usó se rechaza, y también se rechaza una configuración idéntica a la de otra plantilla, y ahí se te dice con cuál coincide.

Descarga los archivos en lugar de una hoja de cálculo

Todo lo anterior produce una hoja de cálculo que habla de tus registros. Si lo que quieres son las imágenes y los documentos mismos, haz esto: ve a tu biblioteca de recursos, selecciona los recursos que quieras y pulsa Descargar.

El PIM mete esos archivos en un ZIP y aparece en esa misma tabla de exportaciones, con ZIP en la columna Formato. No hay diálogo y no hay nada que configurar.

Límites

Lo que una exportación no puede hacer

Cómo se ve tu archivo

Hay dos cosas del archivo que sorprenden la primera vez. Tu conteo de filas es más alto que tu conteo de productos, y algunas columnas no se pueden volver a mandar hacia adentro. Las dos se explican aquí.

Por qué un producto se convierte en varias filas

Una hoja de cálculo tiene una fila por cada línea de datos, y un producto con variantes es más de una línea de datos. Por eso una exportación de Productos te da una fila por variante, y tu conteo de filas casi siempre sale más alto que tu conteo de productos.

• Un producto con una sola variante y sin opciones es una fila, con todo dentro.
• Cualquier otro caso es una fila del producto y luego una fila por variante. Un producto con 4 variantes te da 5 filas. Un producto con opciones y una sola variante te da 2 filas igual.

La fila del producto lleva la información compartida, y cada fila de variante lleva lo que esa variante tiene de distinto.

O sea que 100 productos donde 20 tienen variantes te dan bastante más de 100 filas, y la columna Filas de la tabla cuenta filas y no productos. Si no tienes claro cuáles de tus productos tienen variantes, mira variantes.

Cuántas columnas de opción recibes depende de tu producto más grande, no de los que estén en el archivo. Recibes un par Opción N: nombre y Opción N: valor por cada opción que ese producto use, hasta 50 pares, y los productos con menos opciones simplemente dejan esas columnas vacías. Si nadie ha usado opciones nunca, no verás ningún grupo Variantes.

Cómo se escriben los valores en el archivo

Un CSV se abre bien en Excel sin pasos extra, con acentos y demás caracteres especiales incluidos. Un XLSX es una sola hoja con la fila de encabezado en negrita.

Qué columnas puedes volver a importar

Casi toda una exportación de productos vuelve a entrar por importaciones, con nombres de columna incluidos. Estas son las que no.

Las columnas de existencias y de costo vienen de tus fuentes y de tus canales, así que ninguna importación las puede escribir. Inventario explica de dónde sale cada una. El Título de una fila de variante también se ignora al volver, ya que el PIM arma ese nombre a partir de las opciones.

ID de producto e ID de variante son la excepción útil. Enciende Incluir campos del sistema, deja esas columnas en el archivo, y una importación puede emparejar tus filas con tus registros actuales. Eso es lo que hace posible el recorrido completo de ida y vuelta.

Cuando algo falla

Cómo seguir tu exportación mientras corre

Tu exportación aparece de inmediato en la tabla y va pasando por estos estados:

El porcentaje es todo el avance que recibes, y no hay tiempo estimado. Una exportación que sigue corriendo después de 2 horas se marca Fallido sola, y la fila no te dice por qué. Nada se reintenta por ti, así que ármala de nuevo en el diálogo.

Estés donde estés en la app, aparece un aviso pequeño cuando tu exportación termina, se haya completado, haya fallado o la hayan cancelado.

Cómo leer la tabla de exportaciones

Las listas de Entidad, Formato y Estado que están arriba de la tabla solo ofrecen valores que tu equipo ya usó, así que es normal que ahí veas una lista corta.

Renombrar, cancelar y descargar

Cancelar te deja sin nada que descargar. El archivo se guarda recién al final, así que nunca te quedas con medio archivo. Si la exportación justo terminó en el momento en que pulsaste, el PIM te dice que la cancelación no alcanzó a entrar.

Renombrar abre un diálogo pequeño con una casilla Nombre de archivo, de hasta 250 caracteres. Solo cambias el nombre, nunca la extensión, y un nombre sin ningún carácter utilizable se rechaza. Espera una rareza aquí: una exportación que salió como ZIP o como .gz sigue mostrando .csv o .xlsx después de renombrarla.

Cómo obtener tu archivo

Pulsa Descargar en la tabla y recibes un enlace que sirve 1 hora. Púlsalo otra vez más tarde y recibes uno nuevo, así que un enlace vencido nunca es un problema.

Quien creó la exportación también recibe un correo cuando está lista, escrito en su propio idioma. No se avisa a nadie más, y no hay forma de mandarle el archivo a una dirección que escribas. Así que hay exactamente dos maneras de obtener tu archivo: el botón de la tabla y el botón de ese correo.

Necesitas tener la sesión abierta para que el botón del correo funcione. Si el archivo ya no está, el botón simplemente te lleva de vuelta a la tabla de exportaciones. Puedes apagar este correo en Exportación lista, dentro de tu configuración de notificaciones.

Mensajes de error

Dos cosas que pasan sin aviso

Nada en pantalla te avisa de ninguna de estas dos, así que conviene conocerlas.

Un XLSX de más de 1.000.000 de filas sale como CSV, y la única pista es el .csv al final del nombre del archivo.

Una fila de filtro que llenaste a medias se descarta al pulsar Aplicar. Si tus resultados se ven raros, eso es lo primero que hay que revisar.

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